Los avances legales en facturación ya no son algo lejano; han llegado para quedarse. Quien gestione una empresa sabe que los sistemas informáticos para emitir facturas tienen que cumplir ciertas normas clave, o de lo contrario se arriesga a sanciones, rechazos fiscales o problemas contables. En InfoGestSur, abogados y asesores en Móstoles, orientamos a autónomos y compañías para que sus procesos de facturación estén al día, sólidos y dentro de la ley.
¿Por qué estos cambios son tan importantes?
Las administraciones fiscales exigen mayor rigor y trazabilidad en los procesos digitales. Un sistema de facturación que no cumpla con los requisitos técnicos y funcionales recientes puede dejar de ser válido para deducciones, inspecciones o controles. En estos momentos:
- Es esencial que el software registre correctamente el origen de cada factura, los datos del emisor y receptor, fechas y cantidades sin posibilidad de manipulación fácil.
- Se exige que dicho sistema genere informes claros y auditablemente fiables, útiles tanto para la empresa como para Hacienda.
- La interoperabilidad: los nuevos parámetros también buscan que los sistemas puedan relacionarse sin problemas con otras plataformas fiscales oficiales, para facilitar comprobaciones o envíos en plazos legales.
Claves técnicas que ya deberían estar operando
Si usas un programa de facturación, asegúrate de que:
- Certificación del software: el programa debe cumplir requisitos de integridad, autenticidad y conservación de registros.
- Registro cronológico e inalterabilidad: los ficheros y registros contables relacionados con las facturas tienen que conservarse, con posibilidad de demostrar que no hubo alteraciones.
- Formato digital aceptado: ya no vale cualquier PDF o factura decorosa; los formatos admitidos por la normativa fiscal actual son los que se adaptan a estándares válidos para auditorías.
- Respaldo documental: facturas, comprobantes, recibos que respalden esas transacciones exigidas legalmente deben conservarse de forma segura, en archivos que permitan su acceso en caso de revisión fiscal.
Los riesgos de no adaptarse
Si tu sistema informático de facturación no cumple:
- Podrías ver facturas o gastos rechazados en la declaración fiscal.
- En una inspección, las irregularidades podrían derivar en sanciones o recargos.
- Problemas de reputación, especialmente si trabajas con entidades que piden cumplimiento riguroso.
- Incertidumbre contable o administrativa, lo que genera gastos adicionales por correcciones.
Cómo te ayudamos desde Móstoles
Como despacho especializado, ofrecemos:
- Revisión completa de tu sistema de facturación para identificar carencias respecto a los requisitos legales más recientes.
- Adaptaciones necesarias: modificaciones o implementación de módulos nuevos que refuercen seguridad, registro y trazabilidad.
- Asesoramiento personalizado según el tamaño de tu empresa, volumen de facturación y tipo de clientes.
- Formación a tu equipo para que manejen el software correctamente y sepan qué detalles fiscales no se deben ignorar.
Recomendaciones concretas
- Exige al proveedor del software que te muestre certificaciones o documentación del cumplimiento fiscal vigente.
- Mantén respaldos externos de los datos clave (emitidos, recibidos, plazos, firmas electrónicas si aplica).
- Establece políticas internas donde se verifique que cada factura generada cumpla todos los campos obligatorios exigidos por Hacienda.
- Ten claro quién en tu equipo es responsable de mantener el sistema actualizado al entrar en vigor nuevas normas.
Conclusión
Los nuevos estándares en facturación informática representan no solo un cambio técnico, sino una obligación legal que no admite descuidos. En Móstoles, contar con asesoría profesional marca la diferencia entre operar con seguridad o enfrentarse a sanciones costosas. En InfoGestSur te acompañamos para que tu facturación esté blindada, cumpla todas las exigencias vigentes y te permita centrarte en lo que realmente importa: tu negocio.
